First House har fakturert Telemark fylkeskommune 130 000 kroner i administrasjonsgebyr på fakturaer til fylkeskommunen. Noe som fikk Telemark kommunerevisjon til å reagere. Så i likhet med softis med strø betaler First House nå tilbake.

I møte nå i kontrollutvalget i Telemark fylkeskommune kommer det fram at First House vil tilbakebetale disse pengene til fylkeskommunen.

"Administrasjonshonorar inngår normalt som standardbetingelser når vi inngår avtaler med våre kunder. I dette prosjektet var det meningen at det skulle være dekket av det totale, godkjente budsjettet. Da burde det også fremgått på egen linje i det godkjente, spesifiserte budsjettet. Vi beklager at vi ikke selv har fanget opp denne mangelen underveis.

Ingen skal ha grunn til å tvile på at vi fakturerer i henhold til inngåtte avtaler. Når revisjonen finner grunn til å stille spørsmål om administrasjonshonoraret, ønsker vi å rydde all tvil av veien ved å tilbakeføre de administrasjonshonorarer som hittil er belastet prosjektbudsjettet", skriver First House i et brev til fylkeskommunen.

KRITIKK FRA REVISJON

Kontrollutvalget behandler nå revisjonens rapport om kontrakten med First House.

Telemark kommunerevisjon IKS mener Telemark fylkeskommune ikke har fulgt opp avtalen med First House godt nok. Kommunerevisjonen peker på flere elementer som de mener burde vært fulgt bedre opp. Dette går fram av et notat fra kommunerevisjonen til kontrollutvalget i fylkeskommunen. Kontrollutvalget skal behandle notatet i sitt møte førstkommende onsdag.

BRUTT PRINSIPP

Kommunerevisjonen påpeker blant annet at fylkeskommunen har brutt de grunnleggende regnskapsprinsippene da de i 2014 motregnet tilskudd mellom fylkeskommunen og Innovasjon Norge.

Dette har ingen ting å si for beløpene involvert. I stedet for å overføre penger til Innovasjon Norge, som så igjen skulle overført tilbake til fylkeskommunen, så ble dette motregnet, og dette skal da være et brudd på disse regnskapsprinsippene.

FOR DÅRLIG DOKUMENTERT

Kommunerevisjonen påpeker også at fylkeskommunen kunne fulgt opp fakturaer fra First House på en bedre måte. Revisjonen mener at kravet til dokumentasjon av bevertningsutgifter i varierene grad er fulgt opp men at kravet til dokumentasjon av reiseutgifter i all hovedsak er oppfylt.

IKKE GODT NOK

Kommunerevisjonen mener også at oppfølgingen av innholdet i avtalen heller ikke har vært godt nok. I notatet så skriver man at rapporteringen fra First House til fylkeskommunen ikke har vært i henhold til kontrakten mellom de to partene.

I kontrakten står det at First House skal levere rapport hvert kvartal på framdrift. Kommunerevisjonen mener at de rapportene som er gitt ikke er av en slik art at det er mulig å vurdere framdrift. Rapportene skal også i hovedsak være gitt til styringsgruppen for prosjektet. Noe kommunerevisjonen er på et lavere nivå enn det som er angitt i kontrakten.

"Vi har bedt om å få den skriftlige rapporteringen som har vært i prosjektet så langt. Vi har mottatt referat fra 4 styringsgruppemøter i perioden 2013-2015, første møte 19.12.2013. Det framgår av noen av referatene at de anses som rapportering etter kontrakten. Dersom fylkeskommunen har akseptert at rapportering til styringsgruppa er dekkende for rapporteringsplikten etter kontrakten, så har man akseptert en lavere rapporteringshyppighet enn opprinnelig avtalt", heter det i notatet til kontrollutvalget.

EKSTRA UTGIFTER

Kommunerevisjonen påpeker også at det fra First House sin side er påført fylkeskommunen 140 000 kroner i ekstra utgifter som ikke inngår i kontrakten, som følge av administrasjonsgebyrer. First House har krevd administrasjonsgebyrer på fire prosent på de fleste av fakturaene.

"Det er uklart hva gebyret er ment å dekke og hvordan dette i så fall avgrenses mot andre avtalte fakturerbare kostnader. Gebyret er ïkke nevnt i kontrakten og det er ikke budsjettert. Vi har heller ikke funnet dokumentasjon på at dette gebyret er forhåndsgodkjent av fylkeskommunen. Vi mener det kan stilles spørsmål ved om kontrakten gir First House AS grunnlag til å fakturere utgifter som ikke fremgår av budsjettet eller er avtalt på annen måte", heter det i notatet fra kommunerevisjonen.

ER ALVORLIG

- Det er en ting revisjonen har påpekt som er alvorlig og det er bruddet på regnskapsforskriftene. Der har vi gitt en forklaring til revisjonen og til kontrollutvalget, sier fylkesrådmann Evy-Anni Evensen.

- Det er også en del ting som er blitt påpekt, som vi ikke var gode nok på i det første året, men som er blitt rettet opp, dette gjelder blant annet i forhold til dokumentasjon av bevertning og reiseutgifter. Når det gjelder administrasjonsgebyrene er dette noe som er ganske vanlig, sier fylkesrådmann Evy-Anni Evensen.